Tổ chức và hoạt động của Phòng pháp chế trong doanh nghiệp

Tạp chí pháp lý

Tóm Tắt

Tổ chức pháp chế có chức năng tham mưu giúp HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty.

Các nguyên tắc hoạt động pháp chế trong Công ty

1. Nguyên tắc độc lập, khách quan:

Bộ phận pháp chế trong Công ty là một bộ phận chuyên trách, độc lập hoạt động dưới sự quản lý và chỉ đạo của HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty. Các ý kiến pháp lý do tổ chức pháp chế đưa ra mang tính khách quan, độc lập và chỉ tuân theo pháp luật.

2. Nguyên tắc tự chịu trách nhiệm:

Tổ chức pháp chế tại Công ty chịu trách nhiệm tập thể và cá nhân trước HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của công tác pháp chế trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng pháp chế

1. Xây dựng Quy chế quản lý nội bộ trong Công ty

Đề xuất với HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty chương trình xây dựng Quy chế quản lý nội bộ của Công ty và hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện chương trình đó.
Trực tiếp soạn thảo hoặc tham gia soạn thảo các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty để đảm bảo tính pháp lý của các văn bản này.
Phối hợp với các ban, phòng liên quan tư vấn, giúp HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Công ty.
Thẩm định về mặt pháp lý các Quy chế quản lý nội bộ do các Ban, Phòng chức năng soạn thảo.
Phối hợp với các Ban, phòng chức năng hướng dẫn thực hiện các Quy chế quản lý nội bộ đã ban hành.

2. Tư vấn pháp lý

Tham mưu, tư vấn cho HĐTV hoặc HĐQT Công ty, Tổng Giám đốc Công ty về những vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty và người lao động trong Công ty. Cụ thể:

Tư vấn những vấn đề pháp lý liên quan đến việc tổ chức lại doanh nghiệp: thành lập mới, chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, cổ phần hóa, mua, bán doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật thương mại.
Tư vấn những vấn đề pháp luật liên quan đến quản lý điều hành doanh nghiệp; phân cấp, ủy quyền, đại diện…
Tư vấn trong việc lựa chọn và ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý với tổ chức, cá nhân cung ứng dịch vụ tư vấn pháp luật trong nước và nước ngoài.
Tư vấn về pháp lý trong công tác đầu tư: Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư; hoạt động đầu tư tài chính – ngân hàng, bất động sản; các hoạt động hợp tác đầu tư, hình thức đầu tư theo quy định của pháp luật đầu tư, …
Thẩm định về mặt pháp lý các hợp đồng trước khi Tổng Giám đốc ký kết.
Chủ trì hoặc phối hợp với các Phòng, Ban chức năng đàm phán, thẩm định và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng theo nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao;
Chủ trì hoặc phối hợp tham gia soạn thảo các mẫu Hợp đồng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chủ trì trong việc đăng ký bảo hộ bản quyền tác giả, quyền sở hữu trí tuệ đối với các tài sản của Công ty theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ. Khiếu nại với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và phối hợp với các cơ quan hữu quan để xử lý đối với những hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ và quyền tác giả của Công ty.
Trực tiếp hoặc phối hợp với các Phòng, Ban tham gia ý kiến về việc xử lý vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế quản lý nội bộ và đề xuất biện pháp xử lý.

3. Đại diện giải quyết các vụ việc tố tụng

Chủ trì hoặc phối hợp với các Ban, Phòng liên quan giúp HĐTV hoặc HĐQT, Tổng Giám đốc tham gia vào quá trình tố tụng trước các cơ quan tài phán trong và ngoài nước để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
Trực tiếp đại diện cho Công ty tiến hành các hoạt động thu thập, nghiên cứu tài liệu liên quan đến vụ việc và tham gia tố tụng nhằm bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty khi được Tổng Giám đốc uỷ quyền theo quy định của pháp luật.
Chuẩn bị các thủ tục và cơ sở pháp lý cho người đại diện của Công ty tham gia các quan hệ pháp luật phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty.

4. Rà soát, hệ thống hóa văn bản

Thường xuyên thực hiện việc rà soát và hệ thống hóa các Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty và định kỳ báo cáo (thường thì 06 tháng hoặc 01 năm, tùy từng Công ty) cho HĐTV hoặc HĐQT và/hoặc Tổng Giám đốc.

5. Kiểm soát tuân thủ

Xây dựng chương trình, nội dung phổ biến và hướng dẫn việc phổ biến pháp luật, các Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty và các Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
Giám sát, đảm bảo việc tuân thủ pháp luật, các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty. Kiểm tra, xử lý các Quy chế quản lý nội bộ để đảm bảo ban hành phù hợp với pháp luật.
Chủ trì hoặc phối hợp với các Ban, Phòng, các tổ chức có liên quan thường xuyên tuyên truyền, giáo dục pháp luật; Đào tạo nội bộ, tổ chức tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty, các Quy chế quản lý nội bộ của Công ty cho các cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Theo dõi tình hình thực hiện pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật và Quy chế quản lý nội bộ của Công ty.

Quan hệ phân công và tổ chức công việc của Phòng pháp chế

1. Trong Phòng pháp chế/Ban pháp chế

Trưởng Ban Pháp chế của Công ty chịu trách nhiệm trước HĐTV hoặc HĐQT, Tổng Giám đốc về mọi hoạt động pháp chế tại Công ty. Trường hợp chưa thành lập Phòng/Ban pháp chế, cán bộ phụ trách pháp chế chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động pháp chế của Công ty.
Tùy theo tính chất công việc và tình hình cụ thể trong Ban, Phòng, Trưởng Ban Pháp chế hoặc cán bộ phụ trách pháp chế có thể xem xét giao việc cho một chuyên viên pháp chế phụ trách, các chuyên viên pháp chế khác cùng phối hợp giải quyết công việc.
Chuyên viên pháp chế được giao phụ trách công việc sẽ là người chịu trách nhiệm chính về công việc được giao. Có thể có các chuyên viên phối hợp khác cùng giải quyết công việc, hoặc sự hỗ trợ từ các Phòng/Ban chuyên môn khác của công ty.

2. Giữa bộ phận pháp chế với các Ban, Phòng chức năng

Khi được các Phòng/Ban chức năng yêu cầu kèm theo ý kiến chỉ đạo của HĐTV hoặc HĐQT hoặc Tổng Giám đốc thì bộ phận pháp chế có trách nhiệm bố trí người cùng các Phòng, Ban chức năng tham gia giải quyết công việc. Nếu vì lý do công việc không thể bố trí người tham gia trực tiếp, bộ phận pháp chế phải đề nghị các Phòng, Ban chức năng cung cấp tài liệu liên quan đến công việc, tiến hành nghiên cứu và đưa ra ý kiến bằng văn bản.
Các Quy chế quản lý nội bộ do các Ban, Phòng chức năng soạn thảo trước khi trình HĐTV hoặc HĐQT hoặc Tổng Giám đốc ký phát hành đều phải được gửi cho bộ phận pháp chế để thẩm định về tính pháp lý của văn bản. Ngay sau khi HĐTV hoặc HĐQT, Tổng Giám đốc ký ban hành, Ban, Phòng chức năng chủ trì việc soạn thảo phải gửi bộ phận pháp chế một bản để theo dõi việc triển khai thực hiện và để thực hiện nhiệm vụ rà soát, hệ thống hóa.

3. Giữa Bộ phận pháp chế và các cơ quan chức năng của Nhà nước

Bộ phận pháp chế khi được sự ủy quyền của Tổng Giám đốc sẽ thay mặt Công ty tiến hành các giao dịch liên quan đến công việc được giao với các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Thực hiện soạn thảo các đề xuất, yêu cầu, thông báo, kiến nghị thể hiện các ý kiến, quan điểm của Công ty tới các Cơ quan nhà nước có liên quan.

Chế độ báo cáo công việc của Bộ phận Pháp chế

Thường thì định kỳ sáu tháng hoặc theo yêu cầu đột xuất, tổ chức pháp chế có trách nhiệm tổng hợp và lập báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế gửi Tổng Giám đốc
Hàng năm,Bộ phận pháp chế còn có thể phải tiến hành tổng kết, tự đánh giá và lập báo cáo công tác pháp chế và chương trình công tác pháp chế trong năm tiếp theo trình lên HĐQT hoặc HĐTV hoặc Tổng giám đốc của Công ty. Bao gồm:
- Những công việc phát sinh trong năm;
- Những công việc đã giải quyết dứt điểm;
- Những công việc còn đang giải quyết dở dang;
- Những công việc còn vướng chưa giải quyết được;
- Kiến nghị hướng hoàn thiện công tác pháp chế.

— Trần Kiên – Luật sư Điều hành LETO —

Tham khảo các bài viết liên quan: