MANAGEMENT CONSULTING
“We give you the strategic solutions to speed up your business”
Book a call from LETO
0
Thông báo

09 tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng doanh nghiệp

Cập nhật:03/03/2022
Lượt xem:720

Các tài liệu đóng một vai trò thiết yếu trong việc bảo vệ lợi ích của chủ doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp trong suốt thời gian tồn tại của công ty. Dưới đây là danh sách 09 tài liệu pháp lý phổ biến nhất để giúp bạn xác định những gì doanh nghiệp cần: 

1. Điều lệ:

Có thể nói rằng: một Quốc gia có “Hiến pháp” thì một Doanh nghiệp có “Điều lệ”. Điều lệ phải được xây dựng và thông qua bởi “cơ quan quyền lực nhất” của công ty đó là đại hội đồng cổ đông hay hội đồng thành viên.
Điều lệ quy định về các vấn đề cơ bản để cấu trúc một kiến trúc thượng tầng cho một doanh nghiệp, bao gồm:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
b) Ngành, nghề kinh doanh;
c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
d) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập;
đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
e) Cơ cấu tổ chức quản lý;
g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;
h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
i) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và Kiểm soát viên;
k) Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
m) Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

2. Biên bản họp:

Biên bản cuộc họp là tài liệu viết tay hoặc ghi lại được sử dụng để thông báo cho người tham dự và người không tham dự về những gì đã được thảo luận và những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp thường được thực hiện hoặc ghi lại trong cuộc họp để các thành viên tham gia ghi lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp.
Biên bản có vai trò Ghi lại chính xác các quyết định, cam kết và các điểm thảo luận chính trong cuộc họp. Đây là cơ sở để Ban điều hành hoặc Chủ sở hữu doanh nghiệp ra các quyết định hợp pháp và cũng là văn bản quan trọng có mặt trong hồ sơ pháp lý của công ty để làm căn cứ ghi nhận ý chí của các chủ sở hữu hay người điều hành doanh nghiệp.

3. Quy chế:

Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, tài chính, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
Một số Quy chế cơ bản trong Doanh nghiệp:
  • Quy chế văn hóa doanh nghiệp;
  • Quy chế phân cấp quản lý;
  • Quy chế quản lý phân phối tiền lương và thu nhập;
  • Quy chế tổ chức thanh kiểm tra nội bộ;
  • Quy chế tổ chức và hoạt động bảo vệ;
  • Quy chế hoạt động của Ban chỉ huy quân sự cơ quan, đơn vị;
  • Quy chế bảo vệ bí mật nội bộ, bí mật nhà nước;
  • Quy chế quản lý, thực hiện hợp đồng trong doanh nghiệp;
  • Quy chế xử lý trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp;
  • Quy chế thu chi nội bộ;
  • Quy chế về công tác cán bộ;
  • Quy chế phát ngôn, cung cấp thông tin cho báo chí;
  • Quy chế tổ chức và hoạt động phòng chống tham nhũng;
  • Quy chế tổ chức và hoạt động pháp chế;
  • Quy chế tổ chức thanh tra, kiểm tra;
  • Quy chế tuyển dụng và đào tạo;
  • Quy chế đào tạo và phát triển nguồn nhân lực;
  • Quy chế đàm phán, ký kết, thực hiện Hợp đồng trong cơ quan, Doanh nghiệp;
  • Quy chế tổ chức và hoạt động;
  • Quy chế làm việc;
  • Quy chế thi đua, khen thưởng;
  • Quy chế nâng lương, nâng bậc;
  • Quy chế sử dụng quỹ phúc lợi;
  • Quy chế cho vay và cho vay lại;
  • Quy chế cử và quản lý người đại diện, kiểm soát viên, thành viên ban kiểm soát tại đơn vị;
  • Quy chế làm việc của Hội đồng quản trị Công ty mẹ;
  • Quy chế tổ chức và hoạt đọng của ban kiểm soát;
  • Quy chế phân cấp lập kế hoạch;
  • Quy chế quản lý hoạt động công nghệ thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp;
  • Quy chế quản lý, phân phối và sử dụng các quỹ;
  • Quy chế quản lý tài chính trong cơ quan, doanh nghiệp;
  • Quy chế trợ cấp, thăm hỏi con của cán bộ công nhân viên, người lao động;
  • Quy chế công tác đấu thầu;
  • Quy chế xây dựng và quản lý sử dụng nhãn hiệu.

4. Thỏa thuận không tiết lộ (Hoặc Thỏa thuận bảo mật thông tin)

Cho dù bạn có nhận ra hay không, doanh nghiệp của bạn có thông tin cần giữ riêng tư, chẳng hạn như danh sách khách hàng, hồ sơ tài chính hoặc ý tưởng cho gói giá mới. NDA là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn để bảo vệ thông tin này. Tài liệu pháp lý này tạo mối quan hệ mật thiết giữa doanh nghiệp của bạn và bất kỳ nhà thầu, nhân viên và đối tác kinh doanh nào khác có thể có được cái nhìn hậu trường về các hoạt động của bạn. Rất tiếc là các Doanh nghiệp hiện nay vẫn còn rất ít sự quan tâm cho phần này.

5. Hợp đồng lao động

Hợp đồng này đặt ra các nghĩa vụ và kỳ vọng của công ty và nhân viên để giảm thiểu các tranh chấp trong tương lai. Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Việc soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động phải tuân theo: BỘ LUẬT LAO ĐỘNG 2019 và các văn bản hướng dẫn

6. Bản ghi nhớ

Một bản ghi nhớ rơi vào đâu đó giữa một hợp đồng chính thức và một cái bắt tay. Nó ghi lại bất kỳ cuộc hội thoại, một trao đổi quan trọng nào mà bạn có với các nhà cung cấp, đối tác tiềm năng và những người khác tham gia vào công việc kinh doanh. Bản ghi nhớ là những cách tuyệt vời để đặt ra các điều khoản của một dự án hoặc mối quan hệ bằng văn bản, nhưng không dựa vào tài liệu được ràng buộc về mặt pháp lý. Nó cũng có thể coi như một “Hợp đồng nguyên tắc”.

7. Quy định

Quy định trong doanh nghiệp là Văn bản ghi nhận các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành và hoạt động vận hành trong doanh nghiệp.

8. Quy trình

Quy trình trong Doanh nghiệp được xây dựng quy định về trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó. Nếu Doanh nghiệp muốn vận hành trơn tru, hiệu quả, tinh gọn, giải quyết lỗi phát sinh dễ dàng thì Quy trình là một tài liệu không thể thiếu. Các bạn sẽ thấy quen thuộc khi nghe đến Quy trình ISO 9001 hoặc Quy trình GMP,…

9. Hợp đồng

Hợp đồng là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.
Việc đàm phán, soạn thảo, rà soát, xác lập hợp đồng giữa doanh nghiệp với đối tác là việc vô cùng quan trọng và đòi hỏi năng lực pháp lý của người thực hiện (thường là cán bộ pháp chế) phải thật tốt!
-- Trần Kiên - Luật sư Điều hành LETO --
 
Tham khảo các bài viết từ chuyên gia:
  1. Hướng dẫn trình bày và soạn thảo văn bản trong Công ty
  2. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế tài chính công ty
  3. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị
  4. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế nội bộ về quản trị công ty
  5. Hướng dẫn đầy đủ về soạn thảo chính sách nội bộ công ty
Tham khảo: ----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 – 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Address: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
♻️ Fanpage: LETO Strategic Solutions
🌎Website: https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A #Analytics #Operation #Transformation 
#RiskManagement #Compliance #LegalHR 
LETO Strategic Solutions
LETO Strategic Solutions
1900 6258
0943393223
A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
Skype: kientran.lawyer
0943393223
Hàng mới Khuyến mại Liên hệ Giỏ hang