Sự tuân thủ của công ty phải là một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, bất kể công ty hoạt động ở ngành nghề/lĩnh vực nào.
Doanh nghiệp của bạn quản lý việc tuân thủ (kiểm soát tuân thủ) và giảm thiểu rủi ro như thế nào? Việc thực hiện hoạt động kiểm soát tuân thủ có thể dẫn đến tốn kém chi phí hoặc tạo ra sự phức tạp, nhưng lại giúp phòng ngừa trước cho các rủi ro kinh doanh có thể xảy ra và tiết kiệm được các khoản chi phí lớn khắc phục rủi ro về lâu về dài.
Vi phạm tuân thủ của công ty có thể dẫn đến phá vỡ văn hóa doanh nghiệp, hệ thống mất kỷ luật, các quy trình không được thực hiện, hiệu suất lao động thấp, hoặc thậm chí là các thiệt hại bằng tiền như: tiền phạt, tiền bồi thường thiệt hại, kiện tụng, mất danh tiếng, v.v. Giữ cho doanh nghiệp của bạn không học được bài học một cách khó khăn. Bắt đầu phát triển một chương trình tuân thủ ngay hôm nay.
Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ làm rõ cách hiểu về sự tuân thủ, ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp của bạn và cách mà bạn có thể tạo ra một chương trình kiểm soát tuân thủ hiệu quả.
Sự tuân thủ trong Doanh nghiệp là gì?
Sự tuân thủ đề cập đến trạng thái đáp ứng hoặc vận hành đúng đắn theo các Quy tắc/Quy định trong Chính sách nội bộ và Hệ thống pháp lý quốc gia quản lý. Nó thường được hiểu là quá trình đảm bảo công ty và các nhân viên của Công ty bạn tuân thủ tất cả các Luật, Quy định, Tiêu chuẩn của Nhà nước cũng như các Chính sách nội bộ mà công ty bạn đã đặt ra.
Quá trình tuân thủ phải được liên tục. Các doanh nghiệp lớn thường thiết lập thành hẳn một chương trình tuân thủ để quản lý kiểm soát tuân thủ của họ một cách nhất quán và chính xác theo thời gian.
Mục đích của Chương trình kiểm soát tuân thủ?
Hiểu một cách đơn giản và rất thực tế thì mục đích của các hoạt động kiểm soát tuân thủ chính là để bảo vệ Doanh nghiệp của bạn.
Chú trọng vào hoạt động kiểm soát tuân thủ sẽ giúp Doanh nghiệp của bạn: tránh lãng phí chi phí không đáng có, chống gian lận trong hệ thống, chống lạm dụng, chống vi phạm và xâm phạm khiến Doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro.
Chương trình hay kế hoạch kiểm soát tuân thủ thực sự cần được đặt ra và thực hiện nghiêm túc ở quy mô toàn Công ty, từ việc quản lý tuân thủ các quy định bên ngoài và chính sách nội bộ đến việc đào tạo toàn diện cho nhân viên. Bằng cách đảm bảo tất cả các bộ phận và nhân viên đang làm việc trong trạng thái đáp ứng và duy trì các tiêu chuẩn, bạn có thể giảm thiểu rủi ro về các lỗi và vi phạm lớn.
Xét cho cùng, nhân viên không thể chịu trách nhiệm cho những quy tắc/quy định mà họ không biết là tồn tại, hoặc biết nhưng không hiểu về chúng. Nên mọi chương trình tuân thủ đều có một quy trình đào tạo, hướng dẫn, tập huấn cho nhân viên. Khi họ hiểu được những việc/tiêu chuẩn họ nên làm, phải làm thì nhân viên của bạn có thể tập trung vào các mục tiêu lớn hơn của Công ty và giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ theo các Quy trình và Chính sách. Hơn nữa, khi nhân viên được đào tạo thích hợp về các yêu cầu tuân thủ, họ có nhiều khả năng nhận ra và báo cáo hoạt động vi phạm hơn để giúp bạn phát hiện lỗi trong hệ thống và xử lý.
Trong trường hợp không may Công ty của bạn phải đối mặt với một vụ kiện, chương trình tuân thủ đang được thực hiện sẽ giúp ích trong công ty thông qua việc lưu giữ lịch sử và tiến trình hoạt động trong báo cáo tuân thủ.
Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch kiểm soát tuân thủ tốt?
Rất ít doanh nghiệp có đủ khả năng để nhận ra vai trò quan trọng của một chương trình tuân thủ đối với công ty và không trì hoãn nó. Đừng để nhận thức muộn màng tạo ra các rủi ro tiềm tảng cản trở sự phát triển cho Doanh nghiệp của bạn. Hãy có tầm nhìn xa để hành động ngay hôm nay!
Chương trình kiểm soát tuân thủ của bạn nên được lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận, với các chương trình đào tạo tương ứng để đảm bảo nhân viên thông thạo mọi lĩnh vực/chính sách cần phải tuân thủ.
Một số bước để xây dựng kế hoạch kiểm soát tuân thủ cho công ty:
Chọn ra người phụ trách
Kế hoạch tuân thủ của công ty sẽ không tự chạy, trong khi nó cần phải được diễn ra hàng ngày. Vì thế, việc chọn ra một người phụ trách (Compliance Manager) và giao phó cho họ là điều cần thiết!
Tùy thuộc vào quy mô Công ty của bạn, bạn có thể có một hoặc nhiều nhân viên tuân thủ. Những người này có thể là một phần của Phòng pháp chế, hoặc là một bộ phận độc lập. Họ được trao quyền thực thi các quy tắc, chính sách, quyền yêu cầu, kiểm soát và xử lý nhân viên ở tất cả các cấp về việc chịu trách nhiệm tuân thủ tương ứng vị trí của họ.
Sự tuân thủ của công ty là nền tảng thúc đẩy một nền văn hóa Doanh nghiệp coi trọng tính chính trực và làm việc có kỷ luật. Điều này bắt đầu ở trên cùng, từ vị trí cao nhất của công ty trở xuống.
Để chương trình hoạt động, trước tiên các nhà lãnh đạo của bạn cần tuân thủ pháp luật và các chính sách mà họ đặt ra trước. Đồng thời, họ cũng cần khuyến khích các hành động tuân thủ trong toàn Doanh nghiệp, tán dương những người phát hiện lỗi/vi phạm trong quy trình và những người đưa ra các sáng kiến cải tạo quy trình. Họ nên khuyến khích ý kiến đóng góp của nhân viên, nhấn mạnh rằng họ sẽ không bị trừng phạt nếu báo cáo hành vi trái pháp luật hoặc vi phạm chính sách nội bộ của Công ty.
Tiến hành đánh giá rủi ro
Kiểm soát Tuân thủ cũng chính là một phần của Quản trị rủi ro của Công ty. Để xây dựng một chương trình kiểm soát tuân thủ hiệu quả, bạn cần biết những lĩnh vực tuân thủ nào gây rủi ro cao nhất cho Doanh nghiệp của bạn. Khi bạn đã xác định được những vấn đề này này, bạn có thể tập trung nguồn lực của mình để giải quyết chúng.
Quy trình đánh giá rủi ro chính thức có thể giúp Công ty của bạn chủ động trong việc kiểm soát tuân thủ và ngăn chặn các vi phạm tuân thủ.
Xây dựng và Duy trì Quy tắc Ứng xử (COC), Chính sách nội bộ và Các tiêu chuẩn
Chương trình tuân thủ của công ty bạn cần một quy tắc ứng xử được xác định rõ ràng. Tại sao? Vì nó tạo ra trải nghiệm tuân thủ dễ dàng cho nhân viên. Họ hành động theo các quy tắc được thiết kế mặc định là đã phù hợp với chính sách của công ty. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc nhân viên chỉ hiểu về mặt tinh thần, nhưng trong hành động, ứng xử, họ phải tự đánh giá việc đó đã tuân thủ hay chưa? Đúng chính sách hay không?
Quy tắc ứng xử đóng vai trò là nền tảng và cần giải thích những điểm chính sau:
- Ai chịu trách nhiệm quản lý chương trình?
- Bộ quy tắc ứng xử cho từng vị trí.
- Cách nhân viên báo cáo hành vi vi phạm?
- Các hình thức kỷ luật do vi phạm quy tắc ứng xử?
Các chính sách công ty của bạn nên xây dựng bằng cách cung cấp các hướng dẫn cho các bộ phận và vị trí làm việc trong công ty hiểu về lĩnh vực tuân thủ cụ thể. Các lĩnh vực tuân thủ được xác định chính xác phụ thuộc vào ngành/lĩnh vực công ty của bạn, cũng như chiến lược và cấu trúc của tổ chức.
Khi các lĩnh vực rủi ro đã được xác định và các chính sách được tạo ra, bạn nên thiết lập các Quy trình tuân thủ để giúp nhân viên thực hiện các chính sách một cách chính xác. Tạo hướng dẫn từng bước giúp dễ dàng hơn trong việc làm theo các thủ tục và xác định sự không tuân thủ (vi phạm).
Đào tạo đúng cách cho tất cả nhân viên
Chính sách và tiêu chuẩn tuân thủ sẽ vô ích nếu nhân viên không hiểu và tuân theo chúng.
Sau khi thiết lập các chính sách và quy trình cho chương trình tuân thủ của công ty, bạn cần triển khai đào tạo phổ biến chúng cho mọi nhân viên. Đảm bảo cán bộ, nhân viên của công ty và các nhà cung cấp bên thứ ba đọc, hiểu và thậm chí, ký tên vào tất cả các cam kết tuân thủ mà Công ty đã đặt ra.
Tất cả nhân viên và các nhà cung cấp/đối tác có liên quan phải được đào tạo về luật, quy định, chính sách của công ty và các hành vi bị cấm (bị coi là vi phạm). Bạn nên theo dõi, lập tài liệu và theo dõi quá trình đào tạo. Bằng cách triển khai chính sách tuân thủ và công cụ quản lý đào tạo, bạn có thể thực hiện kế hoạch kiểm soát tuân thủ và tự động hóa nhiều quy trình tuân thủ của mình. Nhiều tập đoàn lớn đã sử dụng phần mềm dành riêng cho Kiếm soát tuân thủ và tạo ra các bài test trắc nhiệm định kỳ cho các bộ phận/nhân viên trong công ty.
>> Tham khảo thêm 10 kỹ năng quan trọng của Nhân viên kiểm soát tuân thủ
Đánh giá thực thi tuân thủ mỗi ngày và định kỳ
Để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra đúng, không có vi phạm, với một số lượng khổng lồ các vấn đề tuân thủ cần kiểm soát và càng ngày càng tăng lên, thì việc kiểm soát tuân thủ sẽ hiệu quả hơn nếu bạn lập ra một Bảng kiểm tuân thủ. Đây được coi như một công cụ hiệu quả và khả thi sử dụng trong đánh giá tuân thủ của hệ thống mỗi ngày và định kỳ!
Cuối cùng, tôi mong muốn rằng bạn đã hiểu được tầm quan trọng của kiểm soát tuân thủ trong Doanh nghiệp và sẽ không trì hoãn việc xây dựng ngay một chương trình kiểm soát tuân thủ cho Doanh nghiệp của mình!
— Trần Kiên – Luật sư Điều hành LETO —
