Trước khi có một bản hợp đồng chính thức, luôn phải dành thời gian để rà soát (review) toàn diện hợp đồng. Điều này cho phép doanh nghiệp của bạn đánh giá đầy đủ mọi yếu tố của hợp đồng, kiểm tra kỹ thuật ngữ đang được sử dụng và nêu ra bất kỳ dấu hiệu rủi ro (risk) nào có thể gây ra vấn đề sau khi thỏa thuận được thực hiện.
Các hợp đồng được ký kết đương nhiên sẽ có các lợi ích kỳ vọng nhưng cũng cần phải hiểu rõ ràng về mọi rủi ro tiềm ẩn.
Trong bài viết này, chúng ta cùng xem xét tầm quan trọng của việc hoàn thành đánh giá hợp đồng (contract review) và những gì cần ưu tiên.
Tầm quan trọng của việc xem xét hợp đồng
Việc xem xét/review hợp đồng, cho dù nó diễn ra trước khi bạn ký một hợp đồng hoàn toàn mới hay gia hạn một hợp đồng hiện có, là một hành động cơ bản của quá trình thẩm định hợp đồng.
Việc xem xét hợp đồng trở thành một phần cốt lõi trong quy trình giúp bạn chủ động giảm thiểu một số rủi ro hợp đồng, bao gồm cả các cam kết về những nghĩa vụ không thể thực hiện hoặc ký các thỏa thuận không còn bắt buộc.
Việc xem xét sẽ thành công nếu hợp đồng:
- Không có bất kỳ lỗi nào.
- Phản ánh chính xác những gì đã được thỏa thuận giữa cả hai bên trong các cuộc trò chuyện bằng lời nói/email và đàm phán chính thức.
- Không thiếu bất kỳ thuật ngữ chính nào và không để lại bất cứ phần nội dung nào còn mơ hồ.
- Có các điều khoản đôi bên cùng có lợi và đầy đủ để tạo ra các kết quả mong đợi.
Nếu bạn không tiến hành rà soát hợp đồng đối với thỏa thuận mới và thỏa thuận đang có về các sai sót, khác biệt hoặc điều khoản không thỏa đáng, bạn có thể khiến doanh nghiệp của mình bị thiệt hại về uy tín, quy định hoặc tài chính.
“Việc ưu tiên rà soát hợp đồng chỉ đơn giản là phương pháp cần thiết, quản trị tốt và là cơ hội cuối cùng để bạn loại bỏ bất kỳ khía cạnh nào chưa đạt yêu cầu.”
Ai nên hoàn thành việc xem xét Hợp đồng?
Quản lý hợp đồng là một quá trình, trong đó nên có nhiều người tham gia vào giai đoạn review. Mỗi người có liên quan có thể đưa ra quan điểm và tập hợp chuyên môn khác nhau để đánh giá, làm nổi bật các yếu tố khác nhau mà người khác có thể không chú ý đến.
“Luật sư nội bộ hay Chuyên viên pháp chế đương nhiên nên tập trung vào các khía cạnh pháp lý của hợp đồng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào đội ngũ này. Đầu vào nên được toàn bộ các bộ phận có liên quan tham gia để đảm bảo một hợp đồng có thể đạt được các kỳ vọng về tài chính, tuân thủ và hiệu suất.”
Một số doanh nghiệp sẽ có Người quản lý hợp đồng (Contract Manager) chuyên trách quá trình xem xét. Khi họ đã tham khảo ý kiến của các nhóm nội bộ khác, những cá nhân này nên có quyền quản lý và phụ trách việc giao tiếp với các bên ký kết khác nếu bất kỳ khía cạnh nào của hợp đồng cần thay đổi dựa trên kết quả đánh giá.
Làm thế nào để review một hợp đồng?
Có một số yếu tố bạn nên ưu tiên trong quá trình rà soát hợp đồng để đảm bảo rằng thỏa thuận phản ánh đúng mong đợi của bạn.
Bạn cần thực hiện một cách tiếp cận chi tiết để đảm bảo tính chính xác, nhưng bạn cũng cần truyền đạt hiệu quả những điểm rút ra chính cho các bên liên quan khác mà sẽ quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Bạn cần dành đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng và chính xác. Việc vội vàng thông qua các thỏa thuận phức tạp hoặc kéo dài có thể dẫn đến việc bỏ lỡ mọi thứ, có thể khiến các hợp đồng giá trị cao của bạn gặp rủi ro.
Đánh giá thường xuyên khi hợp đồng đã được thực hiện cũng sẽ giúp bạn theo dõi và thúc đẩy hiệu suất. Hãy xem các yếu tố bạn nên dành thời gian trong quá trình xem xét.
1. Đánh giá tính chính xác của hợp đồng
Một hợp đồng có thể đã trải qua nhiều cuộc tiếp xúc giữa các bên trước khi sẵn sàng ký kết. Các thay đổi có thể được tạo ra do kết quả của các cuộc đàm phán, những người khác nhau làm việc từ các thiết bị khác nhau, các cuộc gặp khác nhau, các phương thức giao tiếp khác nhau dẫn đến các điều khoản được sao chép và thu thập từ nhiều nguồn.
“Một lỗi nhỏ có vẻ không đáng kể, đặc biệt nếu bạn đang vội vàng thúc đẩy ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, sự thiếu chính xác có khả năng gây ra sự mơ hồ và dẫn đến tranh chấp tốn kém. Hãy tập trung vào tính chính xác của hợp đồng và bạn sẽ không phải chiến đấu để có kết quả tốt hơn sau này. “
Bạn có thể dễ dàng bỏ sót các lỗi từ lỗi chính tả nhỏ đến các điều khoản trùng lặp, đặc biệt dễ xảy ra nếu bạn đã phải xem lại hợp đồng nhiều lần. Hợp tác trong nhóm pháp chế (legal team) giống như một sự rà soát chéo, có nghĩa là luôn có ai đó trong nhóm có thể xem xét hợp đồng với đôi mắt mới mẻ, xác định các vấn đề và đưa ra câu hỏi.
Các lỗi không chính xác có thể bao gồm các cụm từ không rõ ràng, các tuyên bố mâu thuẫn, lỗi ngữ pháp, các câu không đầy đủ và các câu có khả năng mô tả đúng về định danh, định lượng, định tính cần thiết về các yếu tố quan trọng xuất hiện trong hợp đồng.
Nếu có bất kỳ cơ hội nào có thể khiến doanh nghiệp của bạn hiểu sai về ngôn ngữ, điều khoản hoặc câu, điều đó có thể gây gián đoạn việc thực hiện nghĩa vụ và điều đó cũng có nghĩa là hiệu suất bạn nhận được từ đối tác có thể kém hơn mong muốn.
2. Đảm bảo các điều khoản là hợp lý
Các điều khoản của hợp đồng phải phù hợp với cả hai bên để các kết quả của hợp đồng có lợi cho cả hai bên. Nếu bạn còn suy nghĩ về hợp đồng dưới giác độ: “Hợp đồng phải có lợi hơn cho bên mình!” thì điều đó có nghĩa là bạn chưa sẵn sàng để trở thành một người quản trị hợp đồng chuyên nghiệp. Việc thẩm định chuyên sâu hợp đồng có thể ngăn bạn gấp rút thực hiện hợp đồng và cam kết các nghĩa vụ mà bạn đơn giản là không thể thực hiện được.
Nếu không xem xét lại, bạn có thể thấy Doanh nghiệp của mình đang ở trong tình thế không thực hiện được các nghĩa vụ trong thỏa thuận, dẫn đến trách nhiệm pháp lý, các mối quan hệ bị tổn hại và danh tiếng bị tổn hại.
“Các doanh nghiệp cần tham gia một thỏa thuận với nhận thức đầy đủ về những gì họ đang cam kết. Tất cả các bên nên biết về những gì được mong đợi sau khi hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ (Mục tiêu giao kết).”
Khi kiểm tra tính hợp lý của hợp đồng, bạn nên chú ý đến bất kỳ trường hợp và yêu cầu nào có thể nặng nề, không thực tế hoặc không thể đạt được. Điều quan trọng không kém là xác định bất kỳ thuật ngữ và điều khoản nào bị thiếu, quá hẹp và những điều khoản gây ra bất kỳ loại mơ hồ nào vì chúng có thể gây ra hiểu lầm.
3. Cân nhắc xem hợp đồng có mang lại kết quả mong đợi hay không
Tất cả các hợp đồng phải mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp của bạn, vì vậy điều quan trọng là bạn chỉ ký các thỏa thuận phù hợp với mục đích. Tại thời điểm này của quá trình xem xét hợp đồng, bạn nên thoát ra khỏi việc đánh giá chi tiết các điều khoản để áp dụng một số tư duy dựa trên tình huống. Khoảng thời gian này rất quan trọng, bởi nó sẽ giúp bạn hình dung ra nhiều bối cảnh của quá trình thực hiện hợp đồng.
Xem lại hợp đồng của bạn trong các bối cảnh và các tình huống giả định khác nhau để xem liệu nó có thể mang lại kết quả như bạn mong muốn hay không. Nếu nó không, bạn sẽ cần đặt các câu hỏi với đối tác của mình và làm việc cùng nhau để giải quyết bất kỳ những thiếu sót nào về các thỏa thuận. Đây là giai đoạn xác định và loại bỏ vấn đề tiềm ẩn của Hợp đồng.
Bản chất của thỏa thuận có thể dẫn đến nhiều khả năng xảy ra khi bạn áp dụng tư duy “điều gì sẽ xảy ra nếu …” và một số tình huống sẽ khiến bạn bất ngờ (Tình huống bất khả kháng). Đại dịch COVID-19 là một ví dụ điển hình. Thay vì mất thời gian lập kế hoạch kịch bản, có một số câu hỏi có thể định hướng cho các đánh giá của bạn, chẳng hạn như:
- Hợp đồng có phản ánh tất cả các thỏa thuận bằng lời nói và văn bản đã được các bên thảo luận cho đến nay không?
- Mọi vai trò và trách nhiệm đã được thống nhất để hợp đồng có thể được thực hiện thành công chưa?
- Có bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào có thể dễ dàng xác định được không và chúng sẽ được giải quyết như thế nào trước khi chúng xảy ra?
Tham khảo: 4 nguồn rủi ro hợp đồng phổ biến và cách loại bỏ chúng
4. Tạo bản tóm tắt tổng thể hoặc cáo bạch về nội dung của hợp đồng
Việc xem xét hợp đồng tốn nhiều thời gian vì toàn bộ hợp đồng cần phải được đọc từng dòng một. Mọi tài liệu liên quan cũng phải được xem xét trong quá trình này và hợp đồng càng phức tạp thì càng có nhiều thông tin để phân tích.
Tốt nhất là tóm tắt thông tin quan trọng nhất từ các điều khoản quan trọng đến các mốc thời gian quan trọng để tất cả các bên liên quan trong Doanh nghiệp có thể dễ dàng xem và hiểu nội dung của hợp đồng.
Bằng cách tóm tắt thông tin như mốc thời gian chính, điều khoản chấm dứt, thỏa thuận bảo mật và nội dung tự động gia hạn, … doanh nghiệp của bạn có thể lấy kết quả xem xét hợp đồng để tạo kế hoạch quản lý hợp đồng chủ động, xác định rủi ro tiềm ẩn và xây dựng quy trình tuân thủ xung quanh các thời hạn quan trọng.
Bản tóm tắt tổng thể này nên được tạo trước khi hợp đồng được ký kết và nó cũng có thể hữu ích khi quyết định xem bạn có muốn gia hạn thêm hay không (với những hợp đồng chuẩn bị hết hạn). Doanh nghiệp của bạn có thể đánh giá hiệu suất dựa trên bản tóm tắt, xác định xem tất cả các thời hạn đã được đáp ứng hay chưa và nếu có bất kỳ thuật ngữ nào cần thay đổi để có lợi cho mối quan hệ đang diễn ra với đối tác.
Rà soát hợp đồng không phải chỉ là việc soi lại nội dung các điều khoản hay hình thức hợp đồng một cách thuần túy. Nếu bạn là người phụ trách việc này, bạn nên hiểu rằng đây đồng thời cũng là một hoạt động quan trọng trong kiểm soát rủi ro để đảm bảo các lợi ích kỳ vọng và bảo vệ Doanh nghiệp của bạn.
Tham khảo Khóa huấn luyện Kỹ năng hợp đồng chuyên sâu tại LETO Academy để nâng cấp bạn trở thành một nhà quản trị hợp đồng chuyên nghiệp.
