Hướng dẫn soạn thảo Quy chế tài chính của Công ty

Tạp chí pháp lý

Tóm Tắt

Quy chế tài chính là Quy chế xác lập các nguyên tắc quản lý tài chính – kế toán, thống nhất và cụ thể hóa các chính sách, chế độ, thủ tục có liên quan đến tài chính – kế toán để điều chính các công tác quản lý vốn, tài sản, kế toán tài chính và đầu tư của công ty.

Mặc dù không có quy định pháp lý cụ thể bắt buộc phải xây dựng Quy chế tài chính, nhưng trên thực tế, các công ty cần thiết phải có Quy chế tài chính, bởi lẽ:

Thứ nhất, Quy chế tài chính xác lập và cụ thể hóa các nguyên tắc và chính sách nội bộ của công ty về công tác kế toán tài chính. Do vậy, nó đồng thời trở thành một trong các tài liệu được tập hợp trong hồ sơ phục vụ công tác thanh tra thuế và/hoặc quyết toán thuế.

Thứ hai, Quy chế tài chính xác lập và cụ thể hóa các nguyên tắc và chính sách nội bộ của công ty về công tác quản lý vốn, tài sản và đầu tư của công ty. Điều này khiến nó trở thành một loại chính sách nội bộ quan trọng giúp công ty tổ chức và vận hành ổn định, định hướng rõ ràng, minh bạch về thẩm quyền và phối hợp làm việc trong quản lý tài chính giữa Giám đốc với Hội đồng quản trị, giữa Hội đồng quản trị với Đại hội đồng cổ đông, từ đó, giúp hoạt động quản lý công ty hiệu quả hơn, và giảm thiểu các rủi ro xung đột/tranh chấp liên quan đến tài chính.

Thẩm quyền ban hành Quy chế tài chính

Quy chế tài chính là một văn bản nằm trong sự điều chỉnh của Quy chế tổ chức quản lý công ty hoặc Quy chế nội bộ về quản trị công ty nhằm cụ thể hóa hoạt động quản trị. Do đó, Hội đồng quản trị là cơ quan ban hành Quy chế tài chính.

Cơ sở pháp lý của Quy chế tài chính

Việc Hội đồng quản trị ra quyết định ban hành Quy chế tài chính dựa trên căn cứ các quy định và nội dung tại:

Luật doanh nghiệp 2020
Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2020
Các Luật thuế và Thông tư hướng dẫn hiện hành
Điều lệ công ty
Quy chế nội bộ về quản trị công ty
Tờ trình của Giám đốc về việc thông qua Dự thảo Quy chế tài chính
Biên bản họp của Hội đồng quản trị

Với các sứ mệnh và đặc điểm trên đây, Quy chế tài chính của một công ty thông thường sẽ có các cấu phần nội dung như sau:

QUY ĐỊNH CHUNG

Đối tượng và phạm vi áp dụng
Giải thích từ ngữ và từ viết tắt
Căn cứ pháp lý
Mục đích và yêu cầu
Tư cách pháp nhân và cơ cấu tổ chức của công ty

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN

Vốn và Tài sản của Công ty
Quyền và nghĩa vụ của Công ty trong quản lý và sử dụng vốn và các quỹ
Huy động vốn
Bảo toàn vốn
Đầu tư ra ngoài công ty
Chuyển nhượng vốn đầu tư ra ngoài của công ty
Quyền và nghĩa vụ của Công ty đối với vốn đầu tư hoặc khoản đầu tư tài chính vào doanh nghiệp khác
Quyền và nghĩa vụ của Người đại diện phần vốn góp của Công ty tại Doanh nghiệp khác
Quản lý các khoản nợ của công ty

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN

Phân cấp quản lý sử dụng vốn và tài sản
Phân cấp thẩm quyền đầu tư mua sắm, chuyển nhượng tài sản
Cho thuê, cầm cố, thế chấp tài sản
Đầu tư mua sắm và nhượng bán tài sản
Thanh lý, nhượng bán tài sản
Sửa chữa tài sản cố định
Đánh giá lại tài sản
Trích và sử dụng khấu hao tài sản cố định
Kiểm kê và xử lý tổn thất tài sản
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý các khoản nợ phải thu

QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

Doanh thu và các thu nhập khác
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và các chi phí khác
Xác định giá thành sản phẩm
Lợi nhuận và phân phối lợi nhuận
Phạm vi trách nhiệm
Quản lý và sử dụng các quỹ
Trả cổ tức
Xử lý kinh doanh thua lỗ
Phân cấp thẩm quyền duyệt chi các chi phí hoạt động thường xuyên

QUẢN LÝ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Năm kế toán và kỳ kế toán
Kế hoạch tài chính
Điều chỉnh kế hoạch tài chính
Công tác kế toán
Kiểm tra hoạt động tài chính
Kiểm toán độc lập
Công bố thông tin tài chính
Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm tài chính – kế toán, kế toán trưởng

QUẢN LÝ PHÂN QUYỀN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ GIÁM ĐỐC TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÔNG TY