Tiến hành rà soát hợp đồng là một phần quan trọng trong quy trình hợp đồng và là cơ hội quan trọng để hiểu biết đầy đủ mọi thứ mà bạn và Doanh nghiệp của bạn đồng ý trước khi chính thức đặt bút ký (Hoặc ký điện tử với Hợp đồng điện tử).
Rà soát hợp đồng giúp bạn giảm rủi ro cho Doanh nghiệp và tăng khả năng thỏa thuận sẽ tạo ra các kết quả tác động tích cực hoạt động kinh doanh cho các bên liên quan. Nếu không xem xét hợp đồng toàn diện, bạn sẽ gặp các rủi ro khi thực hiện nghĩa vụ thuộc về bạn, làm tổn hại tới thương hiệu và uy tín của công ty bạn, lãng phí thời gian và nguồn lực tài chính để giải quyết các tranh chấp không đáng có, vốn có thể được ngăn chặn ngay từ thời điểm ký kết. Đồng thời, việc này cũng giảm khả năng đối tác của bạn có thể vi phạm các nghĩa vụ đối ứng khiến cho bạn không thể đạt được các mục tiêu kỳ vọng khi tham gia giao kết.
Rà soát hợp đồng là gì?
Trước tiên, phải hiểu đúng bản chất của việc rà soát hợp đồng.
Rà soát hợp đồng là kiểm tra kỹ lưỡng một thỏa thuận pháp lý trước khi được ký để đảm bảo rằng mọi thứ được nêu trong bản Hợp đồng đều rõ ràng và chính xác, và công ty của bạn có thể thoải mái thực hiện theo các điều khoản của thỏa thuận. Sau khi thỏa thuận được ký, các đánh giá từ việc rà soát hợp đồng cũng rất quan trọng vì nó sẽ dẫn đến các sự kiện hợp đồng cụ thể, chẳng hạn như đàm phán lại hoặc các cửa thoái lui. Đánh giá hợp đồng từ việc rà soát hợp đồng thường là cơ hội cuối cùng của bạn để xác định và yêu cầu các thay đổi cần thiết trước khi bị khóa trong một thỏa thuận.
Những gì cần xem xét trong khi rà soát hợp đồng
Khi tiến hành đánh giá hợp đồng, sẽ rất hữu ích khi bắt đầu với một kế hoạch hay một checklist để bạn có thể xác định chắc chắn các vấn đề quan trọng nhất trong hợp đồng đã được phân tích cẩn thận. Nếu bất kỳ lỗi hoặc sai lệch nào được phát hiện, hoặc bất kỳ câu hỏi nào phát sinh do rà soát hợp đồng, bạn không nên đi tiếp cho đến khi tất cả các vấn đề/câu hỏi đã được giải quyết thỏa mãn.
Bài viết này có đề cập ra 06 điều cần xem xét trong quá trình rà soát hợp đồng, là một số điều quan trọng nhất cần xem xét trong quá trình rà soát hợp đồng:
Điều khoản và Nội dung chính
Mỗi dòng trong hợp đồng đều quan trọng và cần được xem xét chặt chẽ, nhưng một số điều khoản và quy định rõ ràng quan trọng hơn những điều khoản khác. Vì mỗi công ty và ngành công nghiệp/lĩnh vực là khác nhau. Các điều khoản hợp đồng quan trọng nhất cũng có thể thay đổi, nhưng có một số điều cần đặc biệt chú ý. Các điều khoản như bảo mật, bồi thường, chấm dứt và giải quyết tranh chấp là các phần quan trọng trong hợp đồng và đáng để dành thêm thời gian xem xét để đảm bảo chúng được chấp nhận, bởi cả pháp luật và ý chí các bên.
Tham khảo thêm: 06 Điều khoản chính thường thấy trong Hợp đồng thương mại
Điều khoản chấm dứt và gia hạn
Trước khi ký bất kỳ thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý nào, bạn sẽ muốn xác nhận rằng bạn đã hiểu một cách rõ ràng và chính xác về các điều khoản chấm dứt và gia hạn hợp đồng, để tránh bị khóa trong một thỏa thuận lâu hơn hoặc tệ hơn bạn dự đoán ban đầu. Bạn nên kiểm tra những thứ như ngôn ngữ/thuật ngữ gia hạn tự động và các cửa thoái lui (Quy định về chấm dứt hợp đồng) để bạn biết trước cách thức và thời điểm bạn có thể hủy thỏa thuận và những hậu quả của việc không thông báo cho bên kia vào một ngày nhất định.
Đây cũng là thời điểm tốt để bắt đầu lên kế hoạch trước để bạn không bị mất cảnh giác khi những ngày và thời hạn quan trọng đó đến. Đặt lời nhắc lịch để bạn và nhóm của bạn không bỏ lỡ cơ hội đàm phán lại hoặc hủy bỏ thỏa thuận với các thông số đã nêu.
Ngôn ngữ rõ ràng, không mơ hồ
Khi bạn đọc qua một hợp đồng, hãy chú ý đến cách mỗi câu được diễn đạt và tìm kiếm các thuật ngữ cần phải được giairi thích rõ về khái niệm để đồng bộ về cách hiểu giữa các bên liên quan. Ngay cả khi cả hai bên giải thích các điều khoản không rõ ràng theo cùng một cách, thì tốt nhất là nên sửa lại ngôn ngữ để có thể để ngăn ngừa xung đột tiềm ẩn khi hợp đồng được ký kết và thực hiện. Xung đột về cách hiểu nếu đáng kể, có thể yêu cầu bên thứ ba tham gia trong việc đưa ra khái niệm/giải thích. Hãy chắc chắn tất cả các điều khoản được trình bày rõ ràng.
Không có không gian trống
Sử dụng các mẫu hợp đồng là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian trong quá trình soạn thảo hợp đồng, nhưng đòi hỏi phải xem xét đặc biệt trong giai đoạn rà soát hợp đồng. Bất kỳ chỗ trống (Khoảng trống/Dòng trống/Đoạn trống/Dấu …) nào cũng cần được điền hoặc xóa trước khi hợp đồng cuối cùng được ký kết. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, việc không điền vào chỗ trống trong thỏa thuận của bạn có thể dẫn đến hậu quả khó lường cho doanh nghiệp của bạn.
Điều khoản mặc định
Mặc dù cả hai bên thường có ý định tốt khi ký kết hợp đồng, nhưng nó luôn có khả năng một bên giành được một lợi thế loại trừ nghĩa vụ theo các điều khoản của thỏa thuận, dẫn đến vi phạm hợp đồng. Hãy theo dõi các điều khoản mặc định để bạn biết chính xác các vùng loại trừ nghĩa vụ của đối phương hoặc của chính bạn.
Ngày và thời hạn quan trọng
Ngoài việc đảm bảo rằng tất cả các thời điểm và đối tượng được liệt kê phù hợp với bất kỳ thỏa thuận bằng lời nào trước đó, giai đoạn xem xét hợp đồng cũng là cơ hội để bắt đầu theo dõi toàn bộ phần việc và hành trình mà Doanh nghiệp của bạn chịu trách nhiệm thực hiện. Lập kế hoạch trước sẽ giúp giảm khả năng vi phạm hợp đồng, điều này có thể dẫn đến hậu quả đáng kể cho tổ chức của bạn.
LỜI KHUYÊN ĐỂ THÀNH CÔNG
Cho phép đủ thời gian để đánh giá kỹ lưỡng
Đọc và phân tích từng câu trong hợp đồng chắc chắn có thể mất một lượng thời gian đáng kể, đặc biệt là các thỏa thuận dài, phức tạp, nhưng đó là một bước quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi rủi ro không cần thiết. Luôn luôn dành nhiều thời gian để ngồi với các hợp đồng có giá trị cao hoặc rủi ro cao trước khi ký kết. Một dấu phẩy hoặc câu mơ hồ không đúng chỗ có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém và có thể tránh được. Nhưng hãy lưu ý rằng: Dành thời gian đủ để đánh giá kỹ lưỡng không có nghĩa là CHẬM nhé!
Rà soát chéo
Rà soát chéo luôn luôn là một ý tưởng tốt để có một người khác ngoài người soạn thảo tài liệu tiến hành đánh giá hợp đồng. Một người đọc hợp đồng lần đầu tiên có nhiều khả năng phát hiện lỗi hoặc lỗi chính tả hơn người soạn thảo hợp đồng và đã xem xét cùng một thông tin trong một thời gian dài. Có một thành viên thứ hai trong nhóm pháp lý của bạn, hoặc thậm chí là một luật sư xem xét hợp đồng, xem xét từng thỏa thuận quan trọng sẽ tăng cơ hội thực hiện hợp đồng đúng như dự định.
Tham khảo Phòng pháp chế thuê ngoài 15.000.000 VNĐ/năm
Đánh giá hợp đồng một cách thường xuyên
Đánh giá/Rà soát hợp đồng nên thực hiện cho Hợp đồng hiện có bên cạnh các thỏa thuận hoàn toàn mới. Bất cứ khi nào bạn chuẩn bị gia hạn một thỏa thuận, bạn có cơ hội cải thiện hợp đồng dựa trên những bài học kinh nghiệm kể từ lần cuối hợp đồng được ký. Sửa một điều gì đó bị bỏ qua trước đó hoặc thay đổi ngôn ngữ do các quy định hoặc hướng dẫn của ngành đã phát triển/thay đổi kể từ khi hợp đồng ban đầu được soạn thảo. Việc một thỏa thuận đã được ký kết và chấp nhận ban đầu không ngăn cản việc bạn thường xuyên xem xét và tìm kiếm cơ hội để tối ưu hóa hoặc tinh chỉnh các điều khoản hoặc thực hiện các bước để chấm dứt hợp đồng trong một số tình huống.
Tận dụng lợi thế của công nghệ
Tiến hành phân tích kỹ lưỡng, từng dòng một tài liệu bằng văn bản là một thử thách phù hợp với các giải pháp công nghệ hiện đại, đặc biệt là các công cụ được cung cấp bởi trí tuệ nhân tạo. Các phần mềm rà soát hợp đồng, bao gồm một số phần mềm quản lý hợp đồng, cung cấp khả năng tự động quét và phân tích khối lượng lớn văn bản một cách nhanh chóng và chính xác, và không giống như con người, nhất là khi xem xét các hợp đồng dài.
Công nghệ tất nhiên không thể thay thế quy trình xem xét của con người, nhưng khi được sử dụng, nó có thể giúp tăng tốc và làm tăng hiệu suất rà soát hợp đồng của con người.
