Làm thế nào để phát triển kỹ năng soạn thảo hợp đồng của bạn?
Viết là một nghệ thuật. Và điều tuyệt vời là để giỏi môn nghệ thuật này, có thể bằng cách thực hành thật nhiều. Tầm quan trọng của soạn thảo hợp đồng là rất lớn. Có những yêu cầu cơ bản về soạn thảo hợp đồng mà người chịu sách nhiệm soạn thảo (Nhân viên pháp chế) cần nỗ lực rèn luyện để đạt được.
Soạn thảo hợp đồng là việc văn bản hóa ý chí của các bên trong một thỏa thuận/giao dịch.
Tầm quan trọng của việc soạn thảo hợp đồng
Cũng giống như nhắc đến Mặt trời thì không cần phải giới thiệu, thì tầm quan trọng của việc nghiên cứu Luật đối với Dân Luật cũng vậy. Soạn thảo hợp đồng cũng tương tự như việc văn bản hóa luật chơi của các bên tham gia vào một giao dịch để đạt được những mục tiêu kỳ vọng của mình.
“Các Luật sư thường có hai lỗi cơ bản. Một là họ không hề viết tốt, và Hai là Họ luôn nghĩ rằng họ viết tốt!”
Yêu cầu đối với việc soạn thảo hợp đồng
Theo nguyên tắc chung, một bản thảo Hợp đồng sẽ có giá trị nếu nó đáp ứng tiêu chí:
- Chính xác và đồng bộ: Hợp đồng cần thể hiện được chính xác ý chí của các bên tham gia, đồng bộ với các nhu cầu và mục tiêu hướng tới của họ.
- Toàn diện: Hợp đồng cần đề cập được toàn bộ các tình huống có thể xảy ra với giao dịch và các phương án xử lý chi tiết cho các tình huống đó.
- Chính xác: Các thuật ngữ trong hợp đồng không tạo ra bất kỳ sự mơ hồ nào khiến cho các bên liên quan chưa hiểu rõ hoặc không thể hiểu rõ.
- Rõ ràng: Hợp đồng được trình bày bằng cấu trúc và ngữ pháp giúp các bên hiểu được rõ ràng các phần của nội dung. Không sử dụng các thuật ngữ đặc biệt, thuật ngữ địa phương, … mà có thể dẫn đến sự hiểu không chính xác của các bên.
Và, tốt nhất là:
- Ngắn gọn và đơn giản.
Kỹ năng soạn thảo
Để đạt được các mục tiêu nêu trên, người soạn thảo cần có các kỹ năng sau đây:
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả:
Giao tiếp với các bên liên quan ở giai đoạn đầu tiên là việc vô cùng quan trọng để giúp người soạn thảo thu thập đầy đủ thông tin giao dịch, nắm bắt chính xác ý chí các bên và đặc biệt là mục tiêu cốt lõi của họ.
Suy nghĩ rõ ràng:
Suy nghĩ rõ ràng giúp người soạn thảo nhìn ra mọi ngóc ngách của giao dịch và các vấn đề tiềm ẩn để tư vấn được cho các bên tham gia về vấn đề mà họ chưa xem xét hoặc chưa làm rõ nhưng có thể phát sinh.
Đàm phán và Cố vấn:
Người soạn thảo là người văn bản hóa ý chí các bên tham gia giao dịch. Người này thường sẽ đại diện cho ý chí của một bên và vai trò quan trọng của họ là đàm phán và cố vấn các vấn đề để có thể chốt deal.
Nhận thức rõ các bên liên quan:
Xác định được rõ các bên liên quan là cơ sở quan trọng để người soạn thảo làm việc, giao tiếp và thu thập đủ các thông tin, hiểu biết về giao dịch. Như Kế toán để hiểu về việc thanh toán và thuế, Logistic để hiểu về quy trình giao nhận/vận tải, Đo lường chất lượng để xác định tiêu chí đánh giá chất lượng hàng hóa,…
Hiểu biết pháp luật liên quan:
Với một người soạn thảo văn bản pháp lý, Luật là vua của các vị vua. Hiểu biết đúng đắn các nguyên tắc, quy định có liên quan đến giao dịch là kỹ năng tiên quyết. Vì nếu không có kiến thức pháp lý đúng đắn, thì không có kỹ năng nào khác có thể hiệu quả được.
Kỹ năng tiếng Anh pháp lý:
Kỹ năng này giúp Người soạn thảo nghiên cứu, mở rộng kiến thức từ việc học hỏi và bên cạnh đó, mới có thể thực hiện được các Hợp đồng ngoại thương có yếu tố nước ngoài. Cũng nhờ kiến thức này, hiểu biết về pháp luật quốc tế mới có thể nâng cao và giúp cố vấn/đàm phán đúng luật.
Một vài hướng dẫn để nâng cao kỹ năng soạn thảo Hợp đồng
Viết ra rõ ràng các suy nghĩ
Việc viết ra các suy nghĩ sẽ giúp bạn hệ thống lại được các vấn đề tồn tại trong giao dịch, từ đó dễ dàng tìm ra các vấn đề hệ trọng và giảm tỷ lệ bỏ lỡ các chi tiết cần thiết. Trên thực tế, việc viết ra các dữ liệu, các suy nghĩ và lập kế hoạch cho các điều khoản cũng như các nội dung của giao dịch cũng là việc bạn dồn hết các khó khăn của cả quá trình xem xét, soạn thảo và quản trị rủi ro hợp đồng vào hết giai đoạn đầu tiên. Cũng bởi việc này mà bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho việc soạn thảo hợp đồng và tạo ra một sản phẩm rõ ràng, dễ hiểu cho các bên tham gia.
Trước khi bạn bắt đầu viết ra, hãy xem xét:
- Mục tiêu giao kết của bên bạn;
- Mục tiêu giao kết của bên liên quan;
- Cách bạn dự định soạn thảo hợp đồng của mình (mẫu, hình thức, cấu trúc, và các quy ước/nguyên tắc mà bạn dự định sẽ áp dụng)
Tóm tắt và tìm kiếm thông tin
Nguyên nhân của nhiều nội dung sơ suất trong hợp đồng có thể bắt nguồn từ một sự sai lầm hoặc thiếu cẩn trọng trong việc tương tác các bên liên quan để thu thập đầy đủ và rõ ràng các thông tin. Nếu bất kỳ vấn đề nào vẫn chưa rõ ràng, bạn nên tìm kiếm làm rõ. Hãy nắm rõ các thông tin trước khi bắt đầu soạn thảo hợp đồng. Đừng bắt đầu làm khi còn điều gì đó bạn chưa thực sự hiểu rõ trong thỏa thuận này! Nếu không thể tự thu thập các thông tin, hãy ghi chú cẩn thận lại toàn bộ các điểm cần làm rõ, rồi tương tác với các bên, có thể bằng điện thoại, có thể tổ chức cuộc họp. Khi bạn đã nắm bắt đủ các yếu tố cần thiết, hãy tóm tắt chúng bằng văn bản để các bên liên quan xác nhận về các thông tin đó trước khi bạn chính thức đánh giá và đưa vào soạn thảo.
Xác định các điều khoản cần thiết
Việc xác định các điều khoản cũng như việc bạn lên dàn ý tổng quan cho một bài viết. Định vị rõ các tiêu đề/đề mục cũng chính là xác định rõ tên của các điều khoản sẽ có.
Việc list ra tất cả các Điều khoản cần thiết cũng là việc bạn tạo ra cơ hội để mình rà soát và bảo đảm rằng tất cả các điều khoản đưa vào hợp đồng sẽ hợp pháp và không có Quy định pháp lý nào có thể ảnh hưởng đến hiệu lực.
Bạn có thể tham khảo Checklist Điều khoản hợp đồng để có thêm các cân nhắc!
Với Hợp đồng thương mại, có một điểm chung là thường thấy có chứa 06 điều khoản
Xác định các Điều khoản loại trừ trách nhiệm hoặc dự phòng rủi ro
Một trong những kỹ năng quan trọng đối với một người làm hợp đồng là có khả năng phân tích giao dịch và dự liệu ra được tất cả những trường hợp mà rủi ro có thể xảy ra. Sau đó, bạn sẽ đưa ra các giải pháp xử lý đối với các tình huống rủi ro dự liệu đó để bảo vệ quyền lợi đúng cách cho Doanh nghiệp của bạn.
Các điều khoản này thường là: Điều khoản bất khả kháng, Điều khoản cam kết, Điều khoản xác định mức thiệt hại ấn định,…
Checklist các bẫy và cạm bẫy
Bẫy
- Thuế – Các khía cạnh thuế của giao dịch là gì?
- Đăng ký – Các thông tin cần thiết phải đăng ký với cơ quan nhà nước như Danh tính các bên, Giá hàng hóa phải công bố giá với Cục quản lý giá, Lưu hành hàng hóa phải xác nhận công bố hoặc cấp số lưu hành với cơ quan nhà nước, Dịch vụ thuộc lĩnh vực kinh doanh có điều kiện phải có Giấy phép hoặc Giấy chứng nhận của cơ quan nhà nước?
- Thẩm quyền – Các bên tham gia và đại diện của các bên tham gia đã có đủ các thẩm quyền cần thiết chưa?
- Các giai đoạn/khoảng thời gian – Tất cả các khoảng thời gian và điểm mốc thời gian trong giao dịch này là gì?
- Điều khoản miễn trừ trách nhiệm – Hợp đồng có chứa điều khoản nào về miễn trừ trách nhiệm chưa? Nó đưa ra các trường hợp nào và phạm vi trách nhiệm được miễn trừ đã được xem xét kỹ lưỡng chưa?
Cạm bẫy
- Tính thực tiễn – Bạn đã xem xét luồng hay quy trình của giao dịch sẽ diễn ra chưa? và có khó khăn thực tế nào trong hành trình đó không?
- Mất khả năng thanh toán – Điều gì sẽ xảy ra nếu một bên mất khả năng thanh toán?
- Chấm dứt – Trong trường hợp nào thì hiệu lực của Hợp đồng sẽ chấm dứt?
- Thất bại – Mục tiêu hay kết quả của giao dịch là gì và như thế nào được coi là một bên/các bên không đạt được mục tiêu?
- Sửa đổi/Bổ sung – Với các thỏa thuận trong quá trình bằng miệng hoặc các công cụ giao tiếp khác, nếu có sự khác biệt so với thỏa thuận ban đầu, trường hợp nào nó được ghi nhận và có hiệu lực?
- Bồi thường thiệt hại, Phạt, Thanh lý – Bạn có muốn áp dụng một khoản thiệt hại ấn định trước không? Các trường hợp dẫn đến việc phạt hợp đồng và mức phạt tương ứng? Việc bồi thường thiệt hại xảy ra hay phạt hợp đồng có liên quan như thế nào đến quyền chấm dứt hợp đồng?
- Các điều khoản giới hạn và loại trừ – Hãy đảm bảo rằng các điều khoản này đã rõ ràng và không có khả năng bị vô hiệu.
Lập kế hoạch trước khi soạn thảo
Lập kế hoạch hợp đồng là một việc nên làm trước khi bạn bắt đầu. Từ những sự hiểu biết đúng đắn về giao dịch, bạn có thể vạch ra một phác thảo và xác định các điều khoản mà hợp đồng của bạn nên có. Sau đó, bạn có thể sắp đặt theo thứ tự hợp lý và phù hợp với quy trình thực thi tự nhiên của giao dịch. Bắt đầu với các tiêu đề/tên điều khoản chính và một khi bạn có cấu trúc thiết yếu cho hợp đồng của mình, hãy mở rộng các tiêu đề thành các mệnh đề.
Định nghĩa là một trong những phần nội dung thách thức nhất để soạn thảo và thường được quy định chính xác nhanh chóng nhờ việc lập kế hoạch cẩn thận.
Nếu bạn làm theo quy trình này, các điều khoản liên quan đến một khía cạnh cụ thể sẽ được nhóm lại với nhau một cách hợp lý và không bị phân tán ngẫu nhiên trong suốt hợp đồng. Hơn nữa, quá trình này sẽ không chỉ cung cấp cho bạn một quy trình để làm việc mà còn có thể chỉ ra những phần nội dung/vấn đề mà trước đây bạn không biết.
Mục tiêu của soạn thảo là để ghi nhận và văn bản hóa một giao dịch theo cách ngắn gọn, chính xác, trực tiếp, nhất quán, hợp lý, đầy đủ với ý chí của các bên tham gia. Những nguyên tắc tối thiểu được chia sẻ trên đây nên là những điều nên được áp dụng khi bạn soạn thảo bất cứ một hợp đồng nào. Bài viết này nhằm mang đến cho bạn Những điều cần biết để phát triển kỹ năng SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
