MANAGEMENT CONSULTING
“We give you the strategic solutions to speed up your business”
Book a call from LETO
0
Thông báo

Hướng dẫn trình bày và soạn thảo văn bản trong Công ty

Cập nhật:30/08/2022
Lượt xem:157

Hệ thống văn bản nội bộ và các biểu mẫu sử dụng trong công ty, bao gồm Điều lệ công ty, Quy chế, Quy trình, Quy định nội bộ, Nội quy, Biên bản họp, Nghị quyết, Quyết định, Thông báo, Công văn, … không bắt buộc phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn nào về mặt thể thức trình bày được luật hóa thành văn. Tuy nhiên, thể thức trình bày văn bản cũng cho thấy tiêu chuẩn về thẩm mỹ, phong cách của người soạn thảo, đồng thời, thể thức trình bày văn bản cũng có tác động đến vị thế và thương hiệu của công ty. Nhiều công ty nhận thức được điều này, và cũng để thống nhất chung trong soạn thảo văn bản và sử dụng biểu mẫu, đã ban hành các quy định nội bộ về cách trình bày và soạn thảo văn bản, hướng dẫn áp dụng các biểu mẫu nội bộ.

1. Kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản nội bộ

Các yếu tố phổ biến về mặt thể thức trình bày các biểu mẫu, văn bản thường bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ (font), cỡ chữ (size), kiểu chữ (model) và các chi tiết khác của văn bản.
Thông thường, các yếu tố này được phần lớn các công ty tham khảo theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư để quy định chung về kỹ thuật trình bày. Chi tiết như sau:
Phông chữ: Phông chữ sử dụng là phông tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909-2001.
Khổ giấy: 
  • Loại văn bản hành chính: khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm)
  • Loại văn bản Giấy giới thiệu, Biên nhận, Tạm ứng, …: khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm)
Kiểu trình bày:
  • Loại văn bản hành chính: trình bày theo chiều dài khổ giấy A4 (Portrait)
  • Loại bảng, biểu: có thể trình bày theo chiều ngang khổ giấy (Landscape)
Định lề văn bản (đối với khổ A4):
  • Lề trên: Cách mép trên từ 10-25 mm
  • Lề dưới: Cách mép dưới từ 20-25 mm
  • Lề trái: Cách mép trái từ 30-35 mm
  • Lề phải: Cách mép phải từ 15-20 mm

2. Thể thức và cách trình bày văn bản

2.1. Trình bày Logo và Quốc hiệu

Quốc hiệu trên các văn bản tiếng Việt gồm 2 dòng:
Dòng 1: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM được trình bày in hoa, kiểu đứng, đậm, cỡ 13 hoặc 14.
Dòng 2: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc được trình bày kiểu chữ in thường, kiểu đứng, đậm, cỡ 13 hoặc 14 được đặt canh giữa dưới dòng 1; Chữ cái đầu cụm từ viết hoa; Giữa cụm từ có gạch nối, cách chữ; dưới dòng có kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng dòng chữ hoặc 2/3 dòng chữ.
Quốc hiệu thường áp dụng trình bày trong các văn bản giao dịch đối ngoại đối với các Chủ thể ngoài công ty. 
Ngoài ra, phần này có thể có tên của tổ chức ban hành văn bản (Tên công ty ban hành), ví dụ: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CHIẾN LƯỢC LETO, chiếm 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái, chữ in hoa, cùng cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, phía dưới có đường ngang, nét liền có độ dài bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài dòng chữ. Nếu có cơ quan chủ quản (như Công ty mẹ,…) thì trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. 
LOGO có thể sử dụng thống nhất ở mọi loại văn bản, hoặc quy định chỉ áp dụng cho văn bản lưu hành nội bộ, tùy theo chính sách nội bộ của Công ty.
Trường hợp có sử dụng Logo, Logo thường đặt ở phần trên đầu văn bản (Header), được quy định chi tiết về kích thước sử dụng, cùng với tên thương hiệu, địa chỉ trụ sở, và các thông tin giao dịch của Công ty (căn cứ trên Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh).

2.2. Số, mã ký hiệu văn bản

Số của văn bản: là số thứ tự đăng ký văn bản hoặc lưu trữ tại Bộ phận văn thư hoặc hành chính của Công ty, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu bằng 01 vào ngày đầu năm, và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm, sau số của văn bản là dấu “/” và có thể quy định số năm ban hành văn bản để dễ quản lý. Trong đó, phần số được trình bày bằng in thường, kiểu nghiêng, có dấu : phía sau, và với số dưới 10 thì có thêm số 0 phía trước.
Ký hiệu văn bản: thường là chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên công ty, ví dụ: Quyết định số 01/2022/QĐ-LETO, Thông báo số 01/2022/TB-LETO, Tờ trình số 01/2022/TTr-LETO, …

2.3. Địa danh, thời gian ban hành văn bản

Địa danh: là nơi chủ thể ban hành văn bản đặt trụ sở. Ví dụ: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, …
Thời gian ban hành: là ngày tháng năm ban hành văn bản, được viết đầy đủ, dùng chữ số Ả-rập, thêm số 0 trước những số dưới 10. Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2022. 

2.4. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản: Là tên của từng loại văn bản do công ty ban hành. Phần lớn các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Tên loại văn bản được đặt canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản: Là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản, được đặt canh giữa, ngay dưới tên văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng, đậm. Bên dưới trích yếu văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, chiều dài bằng 1/3 đến 1/2  độ dài của dòng chữ. 
Ví dụ: 
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm trưởng phòng pháp chế
Đối với trích yếu nội dung công văn, trích yếu thường được đặt sau chữ: “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữ đứng, đặt canh dưới số và ký hiệu văn bản. 
Ví dụ: 
Số: 01/2022/CV-LETO
V/v: Phúc đáp Công văn số …, ngày … tháng … năm … của …

2.5. Trình bày nội dung văn bản

Trình bày nội dung văn bản cần đáp ứng một số nguyên tắc sau:
  • Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng
  • Phù hợp với quy định của pháp luật
  • Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác
  • Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
  • Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông. Đối với các thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ thì cần giải thích rõ ràng trong văn bản.
  • Chỉ được viết tắt từ, cụm từ thông dụng, ví dụ: Trách nhiệm hữu hạn = TNHH, …
  • Đối với các từ, cụm từ sử dụng nhiều lần, có thể viết tắt nhưng cần trình bày quy ước viết tắt trong lần đầu tiên sử dụng, ví dụ: Cán bộ nhân viên (CBNV), Tổng giám đốc (TGĐ), …
  • Khi viện dẫn văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản. Ví dụ: Căn cứ Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về Đăng ký doanh nghiệp. Các lần viện dẫn tiếp theo chỉ cần ghi tên và loại số, ký hiệu mã văn bản. Ví dụ: Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
  • Lưu ý rằng phần căn cứ pháp lý không phải là phần bắt buộc, tùy thể loại và nội dung văn bản, cũng như văn phong bố cục của từng công ty.
Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, dàn đều hai lề (Justify), kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14. Phần nội dung trong văn bản thường chỉ dùng một phông chữ và cỡ chữ ổn định.
Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm (01 default tab); 
Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) tối thiểu là 6pt. Khoảng cách tối đa giữa các dòng không quá 1,5 line.
Với những văn bản có trình bày phần căn cứ ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “;”, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

2.6. Phần chữ ký

Việc ghi quyền hạn của người có thẩm quyền ban hành văn bản được trình bày cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, thực hiện như sau:
  • Trường hợp ký thay tập thể thì có thể thêm chữ “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
  • Trường hợp ký thay người đứng đầu thì có thể thêm chữ “KT” (ký thay) và trước chức vụ của người đứng đầu. Ví dụ: KT. GIÁM ĐỐC
  • Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ “TL” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu tổ chức. Ví dụ: TL. GIÁM ĐỐC
  • Trường hợp ký ban hành văn bản theo ủy quyền thì có thể thêm chữ “TUQ” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người ủy quyền. Ví dụ: TUQ. GIÁM ĐỐC.
Họ tên người ký trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ người ký.

2.7. Phần nơi nhận

Nơi nhận xác định tổ chức, đơn vị và các cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm: xem xét, giải quyết, thi hành, kiểm tra, giám sát, báo cáo, phối hợp thực hiện, hoặc để biết và lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, hoặc một kỹ thuật trình bày khác tùy theo quy định của công ty của bạn.
-- Trần Kiên - Luật sư Điều hành LETO --
 
Tham khảo các bài viết liên quan:
  1. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị
  2. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế nội bộ về quản trị công ty
  3. Hướng dẫn đầy đủ về soạn thảo chính sách nội bộ công ty
  4. Hướng dẫn soạn thảo Quy chế tài chính công ty
  5. 09 tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng trong doanh nghiệp
  6. Bộ tài liệu quản trị Doanh nghiệp
  7. Bộ tài liệu pháp chế doanh nghiệp
  8. Hiểu Doanh nghiệp - Hiểu pháp chế
Tham khảo: ----------------------
🎯𝐋𝐄𝐓𝐎 𝐒𝐭𝐫𝐚𝐭𝐞𝐠𝐢𝐜 𝐒𝐨𝐥𝐮𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 - 𝑇ℎ𝑎́𝑜 𝑔𝑜̛̃ 𝑚𝑜̣𝑖 𝑛𝑢́𝑡 𝑡ℎ𝑎̆́𝑡!
----------------------
📞Phone: 19006258
📮Email: info@leto.vn
📌Address: A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
♻️ Fanpage: LETO Strategic Solutions
🌎Website: https://leto.vn/
#LETO #Strategic #Solution #legal #Tax #Marketing #Fund #Management #HRM #M&A #Analytics #Operation #Transformation 
#RiskManagement #Compliance #LegalHR 
 
LETO Strategic Solutions
LETO Strategic Solutions
1900 6258
0943393223
A11 Toong, 2nd floor, 25T2 Building, Hoang Dao Thuy Str., Cau Giay Dis., Hanoi, Vietnam
Skype: kientran.lawyer
0943393223
Hàng mới Khuyến mại Liên hệ Giỏ hang