Soạn thảo hợp đồng là quá trình ghi nhận và văn bản hóa ý chí của các bên tham gia giao dịch. Quá trình này đòi hỏi sự công phu và chính xác, quyết định phần lớn đến rủi ro hợp đồng trong quá trình giao dịch. Bài viết chia sẻ 03 vấn đề bạn đặc biệt lưu ý trong quá trình soạn thảo hợp đồng.
1. Hình thức hợp đồng
Điều đầu tiên ngươi đọc đánh giá một hợp đồng có hoàn thiện hay không là ngay từ phần trình bày hay hình thức hợp đồng. Hình thức hợp đồng đầu tiên phải tuân thủ nhưng quy tắc trình bày cơ bản của một văn bản, cụ thể là Font chữ, cỡ chữ, bố cục các đoạn văn bản, khoảng cách giữa các chữ và các dòng trong hợp đồng phải thật cân đối và phù hợp với loại văn bản, tránh việc trình bày lộn xộn gây mất thẩm mỹ và gây khó khăn cho người đọc.
2. Thông tin các bên
Một trong những điều cơ bản nhưng rất dễ xảy ra sai sót là việc ghi không rõ hoặc không đầy đủ về thông tin các bên trong hợp đồng. Vì các bên là chủ thể thực hiện hợp đồng nên bất cứ thông tin không cụ thể nào đều có thể gây khó khăn nếu phát sinh tranh chấp sau này hoặc thậm chí gây vô hiệu hợp đồng. Có không ít trường hợp người ký hợp đồng không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền lại không có đủ thẩm quyền để ký hợp đồng dẫn đến hợp đồng bị vô hiệu. Do đó phải kiểm tra và ghi lại đầy đủ thông tin các bên trong hợp đồng, tránh xảy ra các sai sót ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng về sau.
Thông tin các bên nên bao gồm: tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền (đối với pháp nhân).
3. Nội dung các điều khoản
Đây là phần quan trọng nhất và là cốt lõi của mọi hợp đồng bởi nội dung của hợp đồng có chặt chẽ và rõ ràng mới giảm thiểu được vi phạm hợp đồng và rủi ro phát sinh tranh chấp. Nội dung hợp đồng thông thường bao gồm: Đối tượng của hợp đồng; Chất lượng của hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ; Thời hạn và phương thức thanh toán; Quyền và nghĩa vụ các bên; Hiệu lực hợp đồng; Phạt vi phạm hợp đồng; Chấm dứt hợp đồng; Giải quyết tranh chấp …. Từng nội dung trên nên được thể hiện ở từng điều khoản riêng.
Một hợp đồng, tùy theo tính chất, đối tượng của chúng sẽ có độ dài ngắn khác nhau. Tuy nhiên nếu có thể, người soạn hợp đồng nên soạn một hợp đồng súc tích nhất có thể, vì một hợp đồng quá dài sẽ phần nào ảnh hưởng đến việc hiểu nội dung, nhưng một hợp đồng quá ngắn cũng không thể cung cấp đủ thông tin hay giải thích cụ thể để các bên có thể hiểu tinh thần mà hợp đồng muốn truyền tải. Do đó, một hợp đồng súc tích là sự kết hợp của sự diễn đạt đầy đủ nội dung mà không lan man sang những vấn đề khác, cũng như đủ để các bên có thể hiểu nội dung một các hiệu quả nhất có thể.
Trên đây là những chia sẻ ngắn của chúng tôi về những vấn đề cơ bản nhất khi soạn thảo hợp đồng, mong mọi người có thể tiếp thu và vận dụng phần nào vào công việc.
